Med Winvoice sker det mesta innan någon ens öppnar fakturan. Smarta regler styr inkommande flöden, attest sker i rätt ordning och endast avvikelser kräver handpåläggning.
Fakturan tas emot, förbereds, attesteras och kontrolleras innan den arkiveras i Winvoice och skickas för betalning i ditt affärssystem.
Du sätter logiken. Winvoice ser till att flödet följs, varje gång.
Inkommande flöden är grunden i Winvoice automation. I samma stund fakturan inkommer matchas den mot order eller referenser där det är relevant, förinställd kontering appliceras och rätt attestflöde tillämpas, helt automatiskt. I många fall är fakturan redan helt förberedd innan den når attest vilket frigör tid och automatiserar stora delar av det som annars tar tid på ekonomiavdelningen.
När fakturan är färdigförberedd skickas den vidare för godkännande enligt era attestregler. Flödena kan byggas hur enkla eller avancerade som helst, där ett godkännande ibland räcker, eller mer avancerade med flera steg, nivåer och beloppsgränser.
Du kan kombinera regler med OCH och ELLER och koppla flöden till leverantör, projekt, resultatenheter, taggar och andra dimensioner. Attest kan också styras dynamiskt, till exempel baserat på vem som är projektledare, vilken referens som finns på fakturan eller vem som är satt som ansvarig.
På så sätt hamnar fakturan rätt direkt, i rätt ordning, utan att ekonomi behöver styra upp flödet manuellt.
När attest är klar kan Winvoice lägga på ett extra lager av kontroll innan fakturan går vidare för betalning. Kontrollflöden används för att granska större belopp, avvikelser eller särskilda typer av fakturor, helt enligt era egna riktlinjer.
Ni kan arbeta med flera beloppsgränser och olika nivåer av ansvar. En faktura kan till exempel behöva godkännas av närmaste chef upp till ett visst belopp och av ytterligare ansvariga över det. Kontrollflöden kan också aktiveras vid avvikelser eller för specifika leverantörer och projekt.
På så sätt kombineras flexibilitet och kontroll. De flesta fakturor passerar utan friktion, medan extra kontroller bara används där ni själva valt att lägga på ett extra lager av säkerhet.
När en faktura behöver kompletteras kan den skickas vidare för sakgranskning till rätt person. Det kan vara en kollega, en extern part eller i vissa fall leverantören, beroende på vad som behöver förtydligas. Du kan enkelt skicka frågor eller kommentarer direkt från fakturan, via meddelande eller e-post, utan att lämna Winvoice.
Om ett steg i flödet dröjer tar Winvoice över uppföljningen. Automatiska påminnelser skickas ut så att fakturor inte blir liggande och attester sker i tid. När sakgranskningen är klar fortsätter fakturan automatiskt vidare i flödet.
Varje steg i fakturaflödet i Winvoice loggas och arkiveras automatiskt. Du ser alltid vem som gjort vad, när det skedde och hur fakturan har rört sig genom flödet – från mottagning till attest och vidare.
När en faktura är godkänd och skickad till affärssystemet arkiveras den och blir fullt sökbar i Winvoice. All historik finns samlad på ett ställe, vilket gör det enkelt att följa upp, ta ut rapporter eller ge ett tydligt facit vid granskning och revision.
Det skapar trygghet i vardagen, transparens i processen och full kontroll över varje faktura.
Attest fungerar lika bra för ett bolag som för många och flödena fortsätter även när du inte sitter vid datorn.
Boka en demo så visar vi hur Winvoice kan anpassas efter era krav på attest, kontroll och automation.
.avif)
